Privacybeleid

Om jouw proces tijdens de haptotherapie en/of het proces tijdens de haptotherapie/counseling van je kind goed te kunnen volgen en te waarborgen is het nodig om een dossier bij te houden. Dit is ook wettelijk verplicht. Om jouw dossier en/of het dossier van je kind zorgvuldig bij te kunnen houden en om je facturen te kunnen sturen heb ik gegevens van jou/je kind nodig. Ik beperk de registratie zo veel mogelijk zodat je geen gegevens hoeft te delen die niet noodzakelijk zijn.

Omdat ik, Charlot Matthijsse, omga met gegevens die mij ter beschikking worden gesteld en om te voldoen aan de nieuwe wet Algemene Verordening Gegevensbescherming hanteer ik onderstaand privacybeleid.

1. RECHTEN OMTRENT JE GEGEVENS
Je hebt recht op inzage, rectificatie of verwijdering van de persoonsgegevens die je ter beschikking hebt gesteld. Tevens kan je bezwaar maken tegen de verwerking van je persoonsgegevens (of een deel hiervan). Ook heb je het recht om de door jou verstrekte gegevens door mij te laten overdragen aan jouzelf of in opdracht van jou direct aan een andere partij over te dragen. Als je toestemming hebt gegeven om jouw gegevens te verwerken, dan heb je het recht om deze toestemming in te trekken.
1.1 Inzage. Je hebt het recht op inzage in je dossier, je kan hierom vragen. Indien er tijd nodig is om het dossier op te schonen zal dit maximaal 4 weken in beslag nemen. Het dossier blijft eigendom van HaptonomiePlus, dit is een elektronisch cliënten dossier (EPD) en wat de privacygevoelige persoonsgegevens betreft een papieren cliënten dossier.
1.2 Ouders hebben recht op inzage van het dossier van hun kind indien het kind jonger is dan 12 jaar, tenzij dit niet in het belang van het kind is. Indien hun kind  12 jaar of ouder is, hebben ouders geen recht op inzage tenzij wettelijk anders is bepaald of indien hun kind schriftelijk toestemming voor heeft gegeven voor inzage.
1.3 Rectificatie. Je hebt het recht om (onjuiste of onvolledige) gegevens aan te laten passen.
1.4 Verwijdering. Je hebt het recht om te vragen om verwijdering van je dossier. Als je niet langer wilt dat je gegevens bewaard blijven dan kan je dit schriftelijk (per mail) aangeven. Als je gebruik maakt van je recht om je dossier te verwijderen zal ik je dossier vernietigen met uitzondering van de basisgegevens (naam, adres, geboortedatum en telefoonnummer). Deze gegevens zijn nodig voor de financiële administratie en moeten 7 jaar bewaard blijven i.v.m. de fiscale bewaarplicht (zie verder punt 5 bewaartermijn). Als je vraagt om verwijdering is behandeling vanaf dat moment niet meer mogelijk omdat er tijdens een behandeling een dossier bijgehouden moet worden, dat kan alleen met jouw toestemming.
1.5 Bezwaar. Als je bezwaar hebt tegen een (deel van) de registratie kan je dit aangeven, dan bespreken we wat een goede manier is om aan je bezwaar tegemoet te komen.
1.6 Overdragen. Je hebt het recht aan te geven dat je wilt dat jouw gegevens overgedragen worden aan jouzelf of aan een derde partij. Je gegevens worden nooit op mijn initiatief aan derden verstrekt voor welk doeleinde dan ook, tenzij je hier zelf om vraagt en schriftelijke toestemming verleent. We maken dan duidelijke schriftelijke afspraken over welke informatie met wie gedeeld zal worden. Indien er tijd nodig is om het dossier op te schonen zal dit maximaal 4 weken in beslag nemen.
1.7 Toestemming intrekken. Eerder verleende toestemming om gegevens te registreren kan altijd ingetrokken worden. In dat geval zal het dossier verwijderd worden met uitzondering van de basisgegevens (zie 1.3 verwijdering).

2. GEGEVENS REGISTRATIE
2.1 Welke gegevens worden geregistreerd, waar en waarvoor? De gegevens die geregistreerd worden, worden uitsluitend geregistreerd en gebruikt voor het doel waarvoor zij verkregen zijn, namelijk in het teken van de behandeling. Deze gegevens worden geregistreerd in het papieren cliënten dossier. De gegevens die ik registreer zijn:

  • Naam, adres, telefoonnummer: Om te kunnen communiceren over te maken afspraken en t.b.v. de facturatie om te voldoen aan richtlijnen van de beroepsvereniging en van de belastingdienst voor facturen die op naam en adres gezet moeten worden.
  • Geboortedatum: Ter identificatie en om de leeftijd te weten.
  • Geslacht: Het is niet verplicht deze informatie te verstrekken.
  • Mailadres: Om te kunnen communiceren over te maken afspraken e.d. en de factuur te kunnen sturen.

2.2 Bij wijziging van (één van) bovenstaande gegevens is het belangrijk dit direct door te geven.
2.3 Huisarts en/of andere behandelaren: Als je ook andere behandelingen volgt is het belangrijk om dat te weten. Ook kan het soms handig zijn om de behandelingen op elkaar af te stemmen. De huisarts is belangrijk als er sprake is van psychische en/of lichamelijke klachten/problemen. We bespreken dan samen of dat bij jou van toepassing is en of het belangrijk is dat ik gegevens heb van je huisarts of medebehandelaar. Als dat wel het geval is zal ik je ook vragen om, schriftelijk, toestemming te verlenen om met de huisarts of medebehandelaar contact te hebben.
2.4 De volgende gegevens registreer ik in het elektronisch cliënten dossier (EPD):

  • Behandelplan: Om een richtlijn te hebben in de behandeling en die te bewaken.
  • Sessieverslagen: Om de voortgang van de behandeling te kunnen monitoren.
  • Afspraken data in het EPD: Ter registratie voor het opvolgen van afspraken, de facturatie en monitoring van de behandeling.
  • In sommige gevallen registreer ik ook waar je werkzaam bent. Dit is nodig als er sprake is van een arbeid gerelateerd traject en de factuur naar je werkgever gaat. In dit geval heb ik contactgegevens van je werkgever nodig. Indien er overleg is met je werkgever over de voortgang van het traject zal ik je hier schriftelijk toestemming voor vragen. Het is niet verplicht informatie over je werkgever te verstrekken.

2.5 Informatie aan derden wordt uitsluitend verstrekt met jouw schriftelijke toestemming. Als je mij verzoekt om bijvoorbeeld contact te hebben met je huisarts, een andere behandelaar of bijvoorbeeld je werkgever, dan zal ik je vragen hier een formulier voor te tekenen. De papieren versie van dit formulier wordt in een afgesloten dossierkast bewaard. Een eventuele digitale versie wordt vernietigd.
2.6 Verslagen die ik per mail met jouw schriftelijke toestemming deel met derden, verstuur ik in een document dat beveiligd is met een wachtwoord. Persoonlijke informatie die ik met jou deel via de mail, verstuur ik ook in een beveiligd document, waarbij ik het wachtwoord per telefoon aan je doorgeef.
2.7 De mailwisselingen over het maken van afspraken e.d. worden meteen na de gemaakte afspraak verwijderd.
2.8 Site formulieren: Je kan je via de site aanmelden voor een kennismakingsgesprek, haptotherapie of hulp voor je kind (kindercounseling of haptotherapie). Daarmee geef je je naam en telefoonnummer en/of mailadres op. Als je na de kennismaking besluit om niet verder te gaan bij haptonomieplus worden je gegevens vernietigd. Bij een vervolgafspraak, worden deze gegevens wel verwerkt in je EPD.

3. WIE IS GEMACHTIGD DE GEGEVENS IN TE ZIEN?
3.1 Uitsluitend Charlot Matthijsse is gemachtigd de gegevens die je verstrekt in te zien.

4. BEVEILIGING VAN DE GEGEVENS
4.1 De administratie is beveiligd met een gebruikersnaam en wisselend wachtwoord.
4.2 Systeem back-ups zijn beschermd door een gebruikersnaam en wisselend wachtwoord. Back-ups worden gemaakt om gegevens te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten.
4.3 De PC waarop gewerkt wordt is beveiligd met een gebruikersnaam en wachtwoord.
4.4 Whatsapp en telefonie. Soms worden afspraken via whatsapp gemaakt, hier wordt geen inhoudelijke informatie over de behandeling uitgewisseld. Soms is er telefonisch contact over het maken van afspraken. Daarmee kan het zijn dat jouw (mobiele) nummer in mijn mobiele telefoon staat opgeslagen. De telefoon is beschermd met een inlogcode die alleen bij mij bekend is.
4.5 HaptonomoniePlus maakt gebruik van een gegevensfunctionaris vanuit de NFG beroepsvereniging, die erop toeziet dat de regels vanuit de AVG (de wet algemene verordening persoonsgegevens) goed worden nageleefd.

5. BEWAARTERMIJN
5.1 Tijdens de behandeling ben ik verplicht je gegevens te bewaren. Na het afronding van de behandeling start de bewaartermijn.
5.2 Financiële administratie: Naar richtlijnen van de Belastingdienst ben ik verplicht om de financiële administratie 7 jaar te bewaren (fiscale bewaarplicht).
5.3 Dossiers: Dossiers worden 15 jaar bewaard na het stoppen van de behandeling. Tenzij je de toestemming hiervoor intrekt. In dat geval zal ik het dossier vernietigen met uitzondering van de basisgegevens die nodig zijn voor de financiële administratie, deze blijven dan maximaal 7 jaar bewaard (zie ook 1.3 verwijdering).

6. KLACHTEN
6.1 Indien je klachten hebt over de verwerking van je gegevens, laat dit dan direct weten dan zoeken we samen naar een oplossing. Als wij er samen niet uit komen dan is dit natuurlijk erg vervelend. Je hebt het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, dit is de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacybescherming.

7. VRAGEN
7.1 Indien je vragen hebt over het privacybeleid van HaptonomiePlus neem dan contact op, ik beantwoord je vragen graag. HaptonomiePlus is een eenmanszaak, wettelijk vertegenwoordigd door Charlot Matthijsse.